1

　　还记得大一一个充满阳光的午后，我拿着计算机应用基础课本懒洋洋走进教室，坐到最后一排，无聊中翻着目录，Word、Excle、PowerPoint基础课程粗略翻了一遍，这些内容似乎很早以前就有过接触，当时感觉这门课这么简单，在课堂听着老师絮絮叨叨简直浪费时间。于是悄悄从后门溜出去，躺在树下看着蓝天，陷入深深的迷茫。

　　大一似乎总是在迷茫，不知道以后的方向，不知道究竟该学习哪些技能，不知道自己学的专业到底能用来做什么……在树荫下，头枕着课本，嘴里叼着树枝，想着想着一下午就过去了，却终究没有找到任何答案，甚至之后的几年里也没有找到什么答案……

　　如今已经步入工作岗位，同样是阳光普照的午后，我却再没有机会那样优哉游哉地躺在树下胡思乱想了，看着眼前的PPT界面，我挠挠头，多么想回到大一那年，告诉自己，书本上的内容看起来简单，但是操作起来却不那么容易，多么想告诉自己，你以为没用的办公软件，将会在工作中有很大的用处，可是一切再也回不去了，只能一点一点找教程，看网站，从头开始学。

　　有时候，有些东西只有真正用到了才后悔当初为什么没有去努力争取，才后悔该珍惜的没有去珍惜。

　　2

　　有一个朋友毕业之后自己开了一家公司，公司熬过了起步阶段，如今终于走向正轨。前几天约在一家咖啡厅见面，我赶到时他已经在那里等着我了，看到他面前摆着一个笔记本电脑，他在键盘上敲敲打打。

　　“开公司的人就是不一样，人到哪，工作就到哪。”我上前与他打了一声招呼。

　　“宝剑还未配妥，出门便已是江湖。下午有一个商业路演，需要做一个PPT展示我们的品牌，为了让商家满意，我必须将我们最好的一面展现出来。现在有些后悔上学那会没有认真学习这些了，如今做起来真的很头疼。”

　　“在大学，我们更多的是在学，而不是在做，当时如果有一个站出来告诉我，你现在就开始做这个，做那个，未来一定有用，我相信我也会去实践一下。”

　　“的确，我们大多数时间都是在观望，看着看着都不知道自己在看什么了。前几天公司商业路演，一个竞争对手做的PPT非常漂亮，完全表达出了自己的想法，他们也达到了自己的目的，当时我就在想，以后招人，也一定要找一个精通PPT的人才。”

　　了解一个领域很容易，但是如果将这个领域做得精通，需要的不仅是时间，还有实践。

　　对于职场的人来说，会offce办公软件应该是一个必备的技能，但是很多人对这些软件却熟悉又陌生，很多细枝末节都需要重新在网上学习。其实，这些技能在大学有大把时间可以去实践，但是却因为感觉简单，而渐渐搁置了。

　　如果你的大学还处于迷茫阶段，不妨从学习办公软件开始，掌握这些，以后可以在很多方面都能用到。今天，我们先分享关于PPT的相关知识，希望对你的学习有所帮助。

　　在制作PPT之前，你首先要确定这次制作PPT的目的、想好观看对象，这样才能“对症下药”。

　　一般情况下，制作PPT需要以下几个步骤：

　　（1）前期准备：形成良好的前期准备的习惯，对于提高制作PPT制作成效显得尤为重要，前期准备一般包括：几个相对固定的母板、图表资源库、其他素材资源及工具，这个前期的准备是一个基础性的工作，对以后我们制作每一个PPT都有很多帮助。

　　（2）逻辑构思：想好我们我这篇PPT需要展示的主旨是什么，有哪些部分构成，相关的观点与结论都要有个基本的设想，采用的结构逻辑是什么，如我们写作文，如议论文格式，采用总分、分总、总分总等模式，整篇PPT中是否在完成一个部分需要一个总结篇，整篇完成后，来个总结篇，总结篇放在文稿最前面还是最后面？总之，逻辑结构是整个PPT的大致骨架与灵魂。

　　（3）填充内容：在定好整个PPT逻辑构思后，PPT的大致骨架与灵魂基本显现出来，我们需要根据这些骨架上去填充血肉，也就是我们所说的内容部分，填充内容从细分如下3个步骤：

　　第一步是资料搜集、阅读与整理归纳，好的素材与数据对于PPT支撑显得尤其重要，因此资料素材的质量与归纳总结的好坏对整个PPT质量起着关键作用。

　　第二步，根据整理归纳的资料及文字粗略放在整个PPT篇章上，按照前面的逻辑构思上去放，这个时候无需对文字内容进行太多的编辑与提炼、删减等，重要的是先把内容放上去，血肉大致轮廓要出来。

　　第三步，也是较为重要的一步，对每个部分及每篇PPT的文字进行编辑、删减、提炼、及相关表达方式的修改（如避免使用过多的专业术语，能够相对有些口语化的词句，做到简单易懂），这个步骤可能需要花费的时间较多。填充内容过程中，我们也要注意整篇PPT长度与内容多少，是否合适，根据我们换位思考原则，进行再调整。

　　（4）图表编辑：经过上面内容的填充，整个PPT的框架及内容都有了，剩下的就是把这些内容进行结构化与图表化，让观看者更容易理解。首先想着怎么把这篇PPT结构化掉，如让观看者一眼就懂，无需思考，首先要做到每篇PPT标题简练醒目，其次看看PPT内容哪些可以做成图，哪些可以做成表，如有些内容带有数字、流程、因果、冲突、趋势、时间、并列、顺序等都可以我们准备好的素材模板进行结构化处理，有些可以用表格来表达，实在不行最后文字来说明，前面也提到过要坚持“能用图、不用表；能用表，不用字”的基本原则。

　　有些只能用文字来表达的时候，我们配上和文字内容相关的图片，也能使我们的表达更加形象和直观。图表的编辑需要我们不断的去搜索与积累相关素材，理解这些内容该如何有效结构化处理，以及一些配图如何美化处理，因此图表编辑也是体现PPT制作的基本功，可以参考一些别人优秀的PPT文稿，借鉴吸收其结构化思想，不断积累与持续创新学习。

　　（5）检查修改：经过以上步骤的操作，整个PPT文稿基本成形，但离成稿还有关键的一步就是通篇阅读、检查、修改。整篇PPT文稿制作完后，至少需要在放映模式下通读三遍，在通读过程中去思考有哪些地方表达不恰当、标题提炼不准确、总结不完善、内容结构化处理不好，以及是否有错别字等等，如果有可能的话，可以把自己修改完成后PPT文稿让旁人阅读一下，提出对这篇PPT的建议进行适当修改。

　　在编辑过程中，还需要知道一些PPT制作的一些小技巧

　　将幻灯片发送到word文档

　　1、在Powerpoint中打开演示文稿，然后在“文件”菜单上，指向“发送”，再单击“Microsoft Word”。

　　2、在“将幻灯片添加到Microsoft word文档”之下，如果要将幻灯片嵌入word文档，请单击“粘贴”；如果要将幻灯片链接到word文档，请单击“粘贴链接”。如果链接文件，那么在Powerpoint中编辑这些文件时，它们也会在word文档中更新。

　　3、单击“确定”按钮。此时，系统将新建一个word文档，并将演示文稿复制到该文档中。如果word未启动，则系统会自动启动word。

　　让幻灯片自动播放

　　要让powerpoint的幻灯片自动播放，只需要在播放时右键点击这个文稿，然后在弹出的菜单中执行“显示”命令即可，或者在打开文稿前将该文件的扩展名从PPT改为PPS后再双击它即可。这样一来就避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁琐。

　　增加PPT的“后悔药”

　　在使用powerpoint编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤消”按钮，即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下 Powerpoint最多只能够恢复最近的20次操作。其实，powerpoint允许用户最多可以“反悔”150次，但需要用户事先进行如下设置： 在 “工具－选项”，击“编辑”选项卡，将“最多可取消操作数”改为“150”，确定。

　　PPT中的自动缩略图效果

　　你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。其方法是：新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“Microsoft powerpoint演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片， 将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按F5键演示一下看看，是不是符合您的要求了？接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。

　　快速灵活改变图片颜色

　　利用powerpoint制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求，剪贴画的颜色搭配时常不合理。这时我们右键点击该剪贴画选择“显示‘图片’工具栏”选项（如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作），然后点击“图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮，在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的颜色。

　　为PPT添加公司LOGO

　　用powerpoint为公司做演示文稿时，最好第一页都加上公司的Logo，这样可以间接地为公司做免费广告。执行“视图－母版－幻灯片母版”命令，在 “幻灯片母版视图”中，将Logo放在合适的位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每一页加上了Logo，而且在普通视图上也无法改动它了。

　　“保存”特殊字体

　　为了获得好的效果，人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体，可是将幻灯片拷贝到演示现场进行播放时，这些字体变成了普通字体，甚至还因字体而导致格式变得不整齐，严重影响演示效果。

　　在powerpoint中，执行“文件－另存为”，在对话框中点击“工具”按钮，在下拉菜单中选择“保存选项”，在弹出其对话框中选中“嵌入TrueType字体”项，然后根据需要选择“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”项，最后点击“确定”按钮保存该文件即可。

　　让幻灯片听我的

　　有时在介绍项目时会由于鼠标左键的误操作导致幻灯片跳到了本不应该出现的位置，或者本应按下鼠标左键切换到下一张，却由于按下了右键而出现一个快捷菜单。不用担心，只要进行小小的设置，就可以将这些烦人的问题统统搞定。

　　从任务窗格中打开“幻灯片切换”，将换片方式小节中的“单击鼠标时”和“每隔”两个复选项全部去除，然后将这个设置应用于所有幻灯片，以后切换到下一张或上一张，只有通过键盘上的方向键才能进行操作。至于另外一个问题，解决的办法也很简单，从“工具”菜单下打开“选项→视图”窗口，取消“幻灯片放映”小节上的“右键单击快捷菜单”复选框即可。

　　演示文稿中的图片随时更新

　　在制作演示文稿中，如果想要在其中插入图片，执行“插入－图片－来自文件”，然后打开“插入图片”窗口插入相应图片。其实当我们选择好想要插入的图片后，可以点击窗口右侧的“插入”按钮，在出现的下拉列表中选“链接文件”项，点击确定。这样一来，往后只要在系统中对插入图片进行了修改，那么在演示文稿中的图片也会自动更新，免除了重复修改的麻烦。

　　快速调用其他PPT

　　在进行演示文档的制作时，需要用到以前制作的文档中的幻灯片或要调用其他可以利用的幻灯片，如果能够快速复制到当前的幻灯片中，将会给工作带来极大的便利。在幻灯片选项卡时，使光标置于需要复制幻灯片的位置，选择“菜单”中的“幻灯片（从文件）”命令，在打开的“幻灯片搜索器”对话框中进行设置。通过“浏览”选择需要复制的幻灯片文件，使它出现在“选定幻灯片”列表框中。选中需要插入的幻灯片，单击“插入”，如果需要插入列表中所有的幻灯片，直接点击“全部插入”即可。这样，其他文档中的幻灯片就为我们所用了。

　　快速定位幻灯片

　　在播放powerpoint演示文稿时，如果要快进到或退回到第5张幻灯片，可以这样实现：按下数字5键，再按下回车键。若要从任意位置返回到第1张幻灯片，还有另外一个方法：同时按下鼠标左右键并停留2秒钟以上。

　　利用剪贴画寻找免费图片

　　当我们利用powerpoint2003制作演示文稿时，经常需要寻找图片来作为铺助素材，其实这个时候用不着登录网站去搜索，直接在“剪贴画”中就能搞 定。方法如下：插入－图片－剪贴画，找到“搜索文字”一栏并键入所寻找图片的关键词，然后在 “搜索范围”下拉列表中选择“Web收藏集”，单击“搜索”即可。这样一来，所搜到的都是微软提供的免费图片，不涉及任何版权事宜，大家可以放心使用。

　　制作滚动文本

　　在powerpoint中有时因显示文本内容较多就要制作滚动文本。具体制作方法如下：视图－工具栏－控件箱，打开控件工具箱，点击“文字框”选项，插 入 “文字框”控件，然后在幻灯片编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，并根据版面来调整它的位置和大小。接着在“文字框”上右击鼠标，选择快捷菜单中的 “属性”命令，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗口中对文字框的一些属性进行相关的设置。设置好后右击“文字框”，选择“文字框对象”中的“编辑”命令，这时就可以进行文字的输入，文本编辑完之后，在文字框外任意处单击鼠标，即可退出编辑状态。一个可以让框内文字也随滚动条拖动而移动的文本框就做好了。

　　利用画笔来做标记

　　利用powerpoint2003放映幻灯片时，为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记，这时该怎么办？在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项－绘图”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了，用完后，按ESC键便可退出。

　　快速调节文字大小

　　在powerpoint中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好，一般情况是通过选择字体字号加以解决，其实我们有一个更加简洁的方法。选中文字后按ctrl ]是放大文字，ctrl [是缩小文字。

　　计算字数和段落

　　执行“文件－属性”，在其对话框中选“统计”选项卡，该文件的各种数据，包括页数、字数、段落等信息都显示在该选项卡的统计信息框里。

　　轻松隐藏部分幻灯片

　　对于制作好的powerpoint幻灯片，如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来，我们可以将它隐藏。方法是：在普通视图下，在左侧的窗口中，按 Ctrl，分别点击要隐藏的幻灯片，点击鼠标右键弹出菜单选“隐藏幻灯片”。如果想取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上面的操作即可。

　　将图片文件用作项目符号

　　一般情况下，我们使用的项目符号都是1、2、3，a、b、c之类的。其实，我们还可以将图片文件作为项目符号，美化自己的幻灯片。首先选择要添加图片项目符号的文本或列表。点击“格式－项目符号和编号”，在“项目符号项”选项卡中单击“图片”，调出剪辑管理器，你就可以选择图片项目符号。在“图片项目符号”对话框中，单击一张图片，再单击确定。

　　使用PPT，下面这些快捷键你也可能用到

　　幻灯片放映快捷方式

　　1.从头开始运行演示文稿:F5

　　2.执行下一个动画或前进到下一张幻灯片：N、Enter、Page down、向右键、向下键或空格键。

　　3.执行上一个动画或前进到下一张幻灯片：P、Page up、向左键、向上键或空格键。

　　4.转到幻灯片number：number+enter

　　5.显示空白的黑色幻灯片，或者从空白的黑色幻灯片返回到演示文稿:W或逗号

　　6.停止或重新启动自动演示文稿：S

　　7.擦除屏幕上的注释：E

　　8.返回到第一张幻灯片：同时按住鼠标左右键2秒钟

　　9.隐藏或显示箭头指针：A或=

　　10、将指针更改为笔：Ctrl+P

　　11.将指针更改为箭头：Ctrl+A

　　12..将指针更改为橡皮擦：Ctrl+E

　　13.显示快捷菜单：Shift+F10

　　更改字体或字号

　　1.更改字体：Ctrl+Shift+F

　　2.更改字号：Ctrl+Shift+P

　　3.增大所选文本字号：Ctrl+Shift+>

　　3.缩小所选文本字号：Ctrl+Shift+<

　　查找和替换快捷键

　　1.打开“查找”对话框：Ctrl+F

　　2.打开“替换”对话框:Ctrl+H

　　3.重复上一个“查找操作：Shift+F4

　　运行演示文稿期间的媒体快捷方式

　　1.停止媒体播放：Alt+Q

　　2.在播放和暂停之间切换：Alt+P

　　3.提高声音音量：Alt+Up

　　4.降低声音音量：Alt+向下键

　　5.静音：Alt+U

　　大学里的迷茫，源于太多的观望。最怕的是什么都想去做，却什么都没有去做，那一切都等于零。如果你想打破这个状态，就从做PPT开始吧！

　　今日任务：以“大学的春天”为主题做一个PPT，充分展示你们学校的风景人文。制作完成后可邮件发送至“994213561@qq.com”并附带地址，我们会为你们邮寄一份小礼物。

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本期编辑：月辉

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